Тема 11. Інвентаризація виробничих запасів

Інвентаризація товарно-матеріальних цінностей повинна, як правило, провестися в порядку розташування цінностей в даному приміщенні. Не можна допускати під час інвентаризації безладного переходу від одного вигляду товарно-матеріальних цінностей до іншого.

При зберіганні товарно-матеріальних цінностей в різних ізольованих приміщеннях у однієї матеріально відповідальної особи інвентаризація проводиться послідовно по місцях зберігання. Після перевірки цінностей вхід в приміщення опломбується і комісія переходить для роботи в наступне приміщення.

Товарно-матеріальні цінності заносяться в инвентаризаціоні описи по кожному окремому найменуванню з вказівкою номенклатурного номера, вигляду, групи, артикула, сорту і кількостей.

Голова робочої инвентаризаціоной комісії або за його дорученням члени комісії в присутності завідуючого складом (комори) і інших матеріально відповідальних осіб перевіряють фактичну наявність товарно-матеріальних цінностей шляхом обов'язкового їх перерахунку, переваження або переміряння. Категорично забороняється вносити в описи дані про залишки цінностей зі слів матеріально відповідальних осіб або за даними обліку без перевірки їх фактичної наявності.

Товарно-матеріальні цінності, що поступають під час проведення інвентаризації, приймаються матеріально відповідальними особами в присутності членів инвентаризаціоной комісії і прибуткуються по реєстру або товарному звіту після інвентаризації. Ці товарно-матеріальні цінності заносяться в окрему опис під найменуванням «Товарно-матеріальні цінності, що поступили під час інвентаризації». В описі вказується, коли, від кого вони поступили, дата і номер прибуткового документа, найменування, кількість, ціна і сума. Одночасно на прибутковому документі за підписом голови инвентаризаціоной комісії робиться відмітка «Після інвентаризації» з посиланням на дату опису, в яку записані ці цінності.

На невеликих складах при тривалому проведенні інвентаризації у виняткових випадках і тільки з письмового дозволу керівника і головного бухгалтера підприємства в процесі інвентаризації товарно-матеріальні цінності можуть відпускатися матеріально відповідальними особами в присутності членів инвентаризаціоной комісії. Ці цінності заносяться в окремий инвентаризаціонний опис під найменуванням «Товарно-матеріальні цінності, відпущені під час інвентаризації». Оформлятися цей опис повинна аналогічно з документами на товарно-матеріальні цінності, що поступили під час інвентаризації. У витратних документах робиться відмітка за підписом голови инвентаризаціоной комісії.

Товарно-матеріальні цінності, що належать іншим підприємствам і що знаходяться на відповідальному зберіганні, інвентаризуються одночасно з власними товарно-матеріальними цінностями. На ці цінності складається окрема инвентаризаціоная опис, в якій робиться посилання на відповідні документи, підтверджуючі прийняття цих цінностей на відповідне зберігання.

Інвентаризація товарно-матеріальних цінностей, що знаходяться в дорозі, відвантажених, не оплачених в термін покупцями, інших організацій, що знаходяться на складах, полягає в ретельній перевірці обгрунтованості сум, що рахуються на відповідних рахунках. Товарами і матеріалами на складах інших організацій вважаються товари і матеріали, що знаходяться на відповідальному зберіганні у покупців в зв'язку з відмовою їх від акцепту рахунків-фактур, товари і матеріали в переробці у сторонніх організацій, товари і матеріали, оплачені, але не вивезені зі складів постачальників.

На рахунках обліку цих товарно-матеріальних цінностей (в дорозі, товарів відвантажених і інш.) можуть залишатися тільки суми, підтверджені належно оформленими документами: по тих, що знаходяться в дорозі рахунками-платіжними вимогами постачальників або іншими їх замінюючими документами, по відвантажених копіями пред'явлених покупцям рахунків-фактур і копіями платіжних вимог, а по прострочених оплатою документах з обов'язковим підтвердженням установою банку про знаходження платіжних вимог в картотеках; по тих, що знаходяться на складах інших організацій збереженими розписками, переоформленими на дату, близьку до дати інвентаризації; по тих, що знаходяться на складах одногородних постачальників збереженими розписками, переоформленими на дату проведення інвентаризації.

Заздалегідь повинна бути зроблена звірка цих рахунків з іншими кореспондуючими рахунками.

При тривалій затримці в оплаті покупцями або замовниками відвантажених ним товарів, виконаних робіт або наданих послуг з'ясовуються причини цієї затримки, які фіксуються в протоколі инвентаризаціоной комісії.

При встановленні фактів неоприбуткування товарно-матеріальних цінностей, що поступили повинні бути такі, що зажадалися пояснення осіб, що отримали їх, а у разі зловживання матеріали повинні бути передані слідчим органам.

Инвентаризаціоні описи складаються окремо на товарно-матеріальні цінності, що знаходяться в дорозі, відвантажена, не оплачена в термін покупцями і що знаходиться на складах інших організацій.

У описях на товарно-матеріальні цінності, що знаходяться в дорозі, по кожній окремій відправці приводяться наступні дані: найменування (згідно з документом), кількість і вартість (згідно з даними обліку), дата відвантаження, а також перелік і номери документів, на основі яких ці цінності враховані на відповідних рахунках. При цьому по вантажах, не прибулих у встановлений термін і що рахуються в обліку як матеріали і товари в дорозі, необхідно перевірити, які заходи прийняті до їх розшуку.

У описях на товарно-матеріальні цінності, відвантажені і не оплачені в термін покупцями, по кожному окремому відвантаженню приводяться найменування покупця, найменування товарно-матеріальних цінностей, дптп відвантаження, дат;) виписки рахунок-фактури, його номер і сума по рахунку-фактурі.

Товарно-матеріальні цінності, що зберігаються на складах інших підприємств, заносяться в описи на основі документів, підтверджуючих здачу цих цінностей на відповідальне зберігання. У описях на ці цінності вказуються їх найменування, кількість, сорт, фактична вартість (за даними обліку), дата прийняття вантажу на зберігання, місце зберігання, номера і дат документів. При отриманні від підприємств, на відповідальному зберіганні яких ці цінності знаходяться, списів инвентаризаціоних описей комісія звіряє фактичну наявність цінностей (за даними списів инвентаризаціоних описей) з кількістю, встановленою по документах.

У описях на товарно-матеріальні цінності, що знаходяться в переробці на інших підприємствах, вказуються найменування переробляючого підприємства, найменування цінностей, кількість, фактична вартість за даними обліку, дата передачі цінностей в переробку, номери і дати документів.

Малоцінні, і швидкозношуючі предмети, що знаходяться і експлуатації, інвентаризуються по місцю їх знаходження і особам, па відповідальному зберіганні у яких вони знаходяться. Інвентаризація проводиться шляхом огляду кожного предмета. У инвентаризаціоні описи малоцінні і швидкозношуючі предмети заносяться по найменуваннях відповідно до номенклатури, прийнятої в бухгалтерському обліку.

При інвентаризації малоценних і швидкоизнашивающихся предметів, виданих в індивідуальне користування працівникам, допускається складання групових инвентаризаціоних описей з вказівкою в них відповідальних за ці предмети осіб. на яких відкриті особисті картки, з розпискою їх в описи.

У описях вказується первинна вартість предметів.

Якщо знос цих предметів враховується за фактичному їх станом, то в примітці вказується процент зносу, що визначається робочою инвентаризаціоной комісією кожного предмета або групи предметів з однаковим розміром зносу. У цьому випадку однойменні предмети з різною мірою зношеності записуються в опис окремими рядками. Предмети спецодягу і столової білизни, відправлені в стирку і ремонт, повинні записуватися в інвентарну опис на основі накладних або квитанцій підприємств побутового обслуговування.

На малоцінні і швидкозношуючі предмети, що прийшли в непридатність, складаються акти встановленої форми з вказівкою часу експлуатації, причин непридатності, можливості використання цих предметів на господарські цілі.

З метою здійснення систематичного контролю за збереженням цінностей, особливо дефіцитних, на підприємстві повинні здійснюється контрольні (вибіркові) перевірки залишків окремих видів предметів, що знаходяться в експлуатації. Такі перевірки проводяться комісією, призначеною керівником підприємства, і оформляються відповідно до Основних положень по інвентаризації.

Тара заноситься в описи по видах, цільовому призначенню і якісному стану (нова, вживана, що вимагає ремонту і .

Перед перевіркою порожня тара повинна бути підібрана по видах: дерев'яна (ящики, бочки); картонна; металева (фляги, барабани, каністри, бочки і ; текстильна (мішки).

На тару, що прийшла в непридатність, робоча инвентаризаціонна комісія складає акт з вказівкою причин і осіб, відповідальних за тару.

Інвентаризація автомобільного палива і мастильних матеріалів має ряд особливостей, відмінних від порядку інвентаризації інших матеріальних цінностей.

Інвентаризацію рідкого палива і мастильних матеріалів, що знаходиться в ємкостях і баках автомобілів, потрібно провести на 1-е число кожного місяця. Крім того, залишки палива в баках автомобілів повинні замірятися черговим механіком щодня при поверненні автомобіля з лінії. Для визначення кількості палива, що знаходиться в баках автомобілів, користуються спеціальними лінійками. При цьому автомобіль встановлюють на горизонтальному підлозі (майданчику). Кожну модель автомобіля необхідно забезпечити лінійкою, відповідною конструкції паливного бака.

Інвентаризація талонів на паливо і мастильні матеріали, що знаходиться в підзвітній сумі у матеріально відповідальних осіб АТП (завідуючих складами, комірників, техніків по обліку палива, паливозаправників і , проводиться 1 разів в місяць на 1-е число. Дані інвентаризації паливо вносять в инвентаризаціоную опис (форма 50).

Крім вказаних термінів, може бути проведена позачергова інвентаризація нафтопродуктів і талонів на них в наступних випадках: при зміні матеріально відповідальних осіб на день приймання-передачі нафтопродуктів; при передачі частин підприємства на встановлену дату передачі; при передачі підприємств від державних органів кооперативним і громадським організаціям на встановлену дату передачі.

При передачі підприємств від одного управління іншому всередині одного міністерства інвентаризація може не провестися, а при передачі підприємств між міністерствами (відомствами) інвентаризація може провестися або не провестися за спільним рішенням сторін.

Для виявлення результатів інвентаризації товарно-матеріальних цінностей бухгалтерія підприємства (централізована бухгалтерія або її обліково-контрольна група) складає зрівнювальні відомості.

По цінностях, що належать іншим підприємствам, складаються окремі зрівнювальні відомості. Дані в цих відомостях приводяться по підприємствах, яким ці цінності належать. Результати інвентаризації повідомляються довідкою власникам цінностей з додатком копії инвентаризаціоной описи.

До початку роботи по складанню зрівнювальних відомостей і визначення результатів інвентаризації бухгалтерія підприємства (централізована бухгалтерія або її обліково-контрольна група) проводить ретельну перевірку правильності всіх підрахунків, приведених в инвентаризаціоних описях (актах). Виявлені помилки в цінах, таксировке і підрахунках повинні бути виправлені і обумовлені за підписами всіх членів комісії і матеріально відповідальних осіб.

На останній сторінці инвентаризаціоной описи також повинна бути зроблена відмітка про перевірку цін, таксировки і підрахунку підсумків за підписами осіб, що проводили цю перевірку.

Зрівнювальні відомості складаються по цінностях, по яких при інвентаризації виявлені відхилення від облікових даних. У них відбиваються результати інвентаризації, т. е. розходження між даними бухгалтерського обліку і даними инвентаризаціоних описей (актів). Вартість надлишків і недостач товарно-матеріальних цінностей в зрівнювальних відомостях приводиться відповідно до їх оцінки в облікових регістрах.

Для оформлення результатів інвентаризації можуть застосовуватися єдині регістри, в яких об'єднані показники инвентаризаціоних описей (актів) і зрівнювальних відомостей.

Зрівнювальні відомості можуть бути складені як з використанням коштів обчислювальної і іншої оргтехніки, так і вручну.

По всіх недостачах і надлишках робочою инвентаризаціоной комісією повинні бути отримані письмові пояснення відповідних працівників.

На основі представлених пояснень і матеріалів постійно діюча инвентаризаціоная комісія встановлює характер виявлених недостач, втрат і псування цінностей, а також їх надлишків, перевіряє правильність складання зрівнювальних відомостей і свої висновки. Пропозиції за результатами інвентаризації комісія відображає в протоколі. У протоколі приводяться докладні відомості про причини і винуватців недостач, втрат і надлишків, вказується, які заходи прийняті по відношенню до винних осіб, а також приводяться пропозиції по регулюванню розходжень фактичної наявності цінностей проти даних бухгалтерського обліку.

Відповідно до Положення про бухгалтерські звіти і баланси виявлені при інвентаризації і інших перевірках розходження фактичної наявності цінностей проти даних бухгалтерського обліку регулюються в наступному порядку.

Спад цінностей в межах встановлених норм списується по розпорядженню керівників виробничих об'єднань, підприємств і організацій на витрати виробництва або звертання. Норми спаду можуть застосовуватися лише у разах виявлення фактичних недостач. Списання матеріальних цінностей в межах норм спаду до встановлення факту недостачі забороняється. При цьому звертається увагу, що спад цінностей в межах встановлених норм визначається після заліку недостач цінностей надлишками по пересортировкі. У тому випадку, коли після заліку по пересортировкі, проведеного у встановленому порядку, все ж виявилася недостача цінностей, то норми природного спаду повинні застосовуватися тільки по тому найменуванню цінностей, по якому встановлена недостача. При відсутності затверджених норм спад розглядається як недостача понад норми.

Недостача цінностей понад норми спаду, а також втрати від псування цінностей відносяться на винних облич. При встановленні недостач і втрат, що були слідством зловживань, відповідні матеріали протягом 5 днів після встановлення недостач і втрат підлягають передачі до слідчих органів, а на суму виявлених недостач і втрат пред'являється цивільний позов.

Недостача цінностей понад норми спаду і втрати від псування цінностей у випадках, коли конкретні винуватці не встановлені, можуть бути списані об'єднаннями, підприємствами і організаціями, переведеними на повний госпрозрахунок і самофінансування, за рахунок госпрозрахункового прибутку колективу. При цьому в документах, складених для оформлення списання недостач цінностей понад норми спаду і втрат від псування цінностей, повинні бути вказані заходи, прийняті по запобіганню таким недостачам і втратам в майбутньому.

Висновку про факт псування цінностей повинні бути отримані від відділу технічного контролю або відповідних інспекцій за якістю.

Цінності, що виявилися в надлишку, в тому числі і суммові різниці при заліку недостач надлишками при пересортуванні, підлягають оприбуткуванню з відповідних рахунків

Взаємний залік надлишків і недостач внаслідок пересортування може бути допущений тільки у вигляді виключення за один і той же період, що перевіряється у однієї і тієї ж особи, що перевіряється відносно товарно-матеріальних цінностей одного і того ж найменування і в тотожних кількостях.

Про допущену пересортировку матеріально відповідальні обличчя представляють докладні пояснення.

Пропозиції про можливість взаєбагато заліку пересортирування робочою инвентаризаціоной комісією подаються на розгляд постійно діючої инвентаризаціоной комісії і остаточно вирішуються керівником підприємства, який після вивчення всіх наданих матеріалів ухвалює відповідне рішення про залік.

У тому випадку коли при заліку недостач надлишками по пересортуванні вартість бракуючих цінностей вище за вартість цінностей, що виявилися в надлишку, ця різниця у вартості повинна бути віднесена на винних облич. Якщо конкретні винуватці пересортировк не встановлені, то суммові різниці розглядаються як недостачі товарів понад норми спаду і списуються на витрати виробництва або звертання.

На різниці у вартості від пересортировки у бік недостачі, що утворилися не з вини матеріально відповідальних осіб, в протоколах инвентаризаціоной комісії повинні бути дані вичерпні пояснення про причини, по яких такі різниці не можуть бути віднесені на винних облич.

Встановлені надостачи товарно-матеріальних цінностей, а також втрати від їх псування стягаються з винних лиць.

У окремих випадках стягнення збитку, заподіяного розкраданням, недостачею або втратою, проводиться з винних лиць із застосуванням коефіцієнтів.

Протокол засідання комісії затверджується керівником підприємства не пізніше 10 днів після закінчення інвентаризації. Керівник зобов'язаний негайно вжити заходів до усунення причин нестач забезпечення збереження власності, виявлених при інвентаризаціях, а також зажадати від відповідних посадових осіб пояснення причин утворення і зайвих цінностей, що залежалися і вжити заходів по їх використанню або реалізації.

При проведенні інвентаризації на вимогу слідчих органів остаточний результат і затвердження протоколу комісії призначуються найкоротшими термінами.

Результати інвентаризації повинні бути відображені в обліку і звітності того місяця, в якому була закінчена інвентаризація.

До пояснювальної записки до річного звіту як обов'язкова розшифровка розділу «Інвентаризація» додається відомість результатів інвентаризації основних коштів, товарно-матеріальних цінностей і грошових коштів. У відомості відбиваються результати всіх інвентаризацій, проведених протягом року.

Списання недостач і оприбуткування надлишків, виявлених при інвентаризації матеріальних цінностей, відбиваються наступними записами.

На суму всіх виявлених недостач матеріальних цінностей дебетується «Недостачі і втрати від псування цінностей» і кредитуються відповідні рахунки по обліку матеріальних цінностей: «Матеріали»; «Паливо»; «Будівельні матеріали і обладнання до установки»; «Запасні частини»; «Тварини на вирощуванні і відгодівлі»; «Сім'я і корма»; «Малоцінні і швидкозношуючі предмети».

Сума недостач матеріальних цінностей в межах норм природного спаду списується на витрати виробництва: