Научная инвентаризация музейных предметов

По установлении количества таких групп весь наличный материал музея распределяется между соответствующими разделами. Последним присваивается установленный шифр.

Каждый из разделов имеет свою инвентарную книгу, снабженную шифром. Например, книга для записи живописи может иметь шифр "Ж", графики - "Г", скульптуры - "С", дерево - "Д", археологических коллекций - "А", фотографий - "Ф" и т.д. В больших музейных собраниях, где предметы разделяются по отделам, каждой группе предметов, кроме этих шифров, присваивается еще и шифр отдела. Например, картина из отдела русского искусства может иметь шифр "ОРИ/Ж".

96. В музеях с большим количеством специальных коллекций допускается особая форма инвентарных книг для этих коллекций (например, гравюр, археологических, этнографических, нумизматических собраний, предметов художественной промышленности и др.).

Форма этих книг, разработанная ранее музеем, сохраняется, если она отвечает требованиям, предъявляемым к инвентарным книгам, и утверждается директором музея.

Примечания.а) Материалы научной библиотеки и музейного архива учитываются в соответствии с правилами специальных инструкций, изданных соответствующими ведомствами и управлениями. б) В художественных собраниях музеев целесообразно иметь отдельную инвентарную книгу для художественных рам, в которой, кроме обычных сведений (размер, материал и др.), необходимо давать описание профиля рамы, а также инвентарный номер картины, к которой рама прикреплена. Багетные рамы современного массового производства и нехудожественное музейное оборудование учитываются хозяйственной частью музея в хозяйственных инвентарях.

97. Инвентарные книги как юридический документ музея должны быть до их заполнения пронумерованы, прошнурованы и опечатаны печатью вышестоящего учреждения, а также подписаны представителем этого учреждения.

98. Записи в инвентарной книге предшествует составление инвентарной карточки, графы которой должны соответствовать графам инвентаря. Карточка составляется научными сотрудниками музея - специалистами по данной отрасли науки и искусства. Текст описания должен предварительно, до занесения его в инвентарную книгу, визироваться зав. отделом, а также заместителем директора по научной части или главным хранителем, а при отсутствии последних - директором музея.

Примечание.В музеях, располагающих большим числом однородного материала (например, гравюр, нумизматических материалов и пр.), разрешается устанавливать схему инвентарной записи, утверждаемой в том же порядке.

99. Сотрудник музея, получивший предмет для инвентарного описания, в возможно более короткий срок изучает предмет, описывает его, после чего предмет вносится в инвентарную книгу за очередным порядковым номером, затем проставляется в соответствующей графе книги постоянных поступлений шифр и инвентарный номер предмета. Этим достигается взаимосвязь между книгой поступлений и инвентарем.

100. Основные сведения по каждому предмету музея заносятся под отдельным номером в инвентарную книгу. Порядковый номер, под которым он занесен в книгу, является одновременно его инвентарным номером и проставляется на самом предмете:

• предметы, состоящие из нескольких съемных частей, заносятся в инвентарь за одним номером, а каждая составная часть нумеруется отдельной литерой. Например:

  • кубок с крышкой - инвентарный номер Ф 1230, кубок 1230/1, крышка Ф 1230/2;

  • молоток отбойный пневматический - ручка - 1

  • корпус - 2

  • рабочая часть с пружиной - 3

  • кусок резинового шланга - 4;

• в комплектах предметов (например, сервизы, гарнитуры мебели и т.д.) каждый отдельный предмет инвентаризируется за отдельным номером, а принадлежность его к комплекту оговаривается в графе "описание";

• альбомы рисунков, фотографий и пр. записываются под одним инвентарным номером, а каждый лист получает дробный номер, причем указывается общее количество листов с зарисовками или количество фотографий, количество пустых и отсутствующих листов или гнезд для фотографий. Если альбом состоит из произведений разных авторов, инвентаризации подлежит каждый лист в отдельности.

В графе "описание предмета", так же как и в книге поступлений основного фонда, нужно давать наименование предмета, начиная его с главного предметного слова, например: ружье кременевое, костюм мужской, куропатка серая, плакат, рукопись и т.д. В нужных случаях указывается: чучело, модель, сухой препарат и т.д.

При описании художественных произведений необходимо учитывать, не имеет ли предмет художественно выполненного постамента, оклада, рамы, которые также необходимо вносить в инвентарь наряду с самим предметом.

Описание образцов флоры и фауны нужно начинать с видового названия на русском и латинском языках (например, "лютик едкий") и включить в него все данные полевых этикеток.

Описание документальных материалов нужно начинать с наименования автора или составителя документа, а при отсутствии определенного автора - с названия самого документа.

Описание портретных фотографий начинается с фамилии и инициалов заснятого лица, года, к которому относится фотография. Затем указывается тип портрета (голова, погрудный, поясной, в рост и т.д.). Запись фотографий с групповыми изображениями начинается с общего наименования группы, далее перечисляются входящие в нее лица. Описание фотографий, воспроизводящих различные события, производственные процессы, виды местности, предметы, начинается с наименования сюжета.

Размер указывается в сантиметрах (для графики - миллиметрах) следующим образом:

• для прямоугольных предметов - высота и ширина;

• для круглых и эллипсообразных - наибольший диаметр;

• для объемных предметов три измерения - высота, ширина и глубина.

Высота статуи указывается вместе с плинтом, если они составляют одно целое. Размеры ваз определяются их высотой и наибольшим диаметром. Для произведений графики указывается двойной размер - листа и изображения, для произведений живописи - размеры по подрамнику или по доске. Для костюмов даются размеры: ширина плеч или пояса и длина. При обмерах запрещается пользоваться мягким сантиметром.

Вес указывается для изделий из драгоценных металлов и камней, для предметов нумизматики, независимо от материала, а также для образцов ценных минералов и крупных друз кристаллов.

В графу "сохранность" вносятся все имеющиеся дефекты, например: прорывы, трещины, сколы, поломки, вздутия, осыпи красочного слоя, отсутствие какой-либо части или детали предмета и т.п., причем указываются места и размеры особенно значительных повреждений.

101. При записи в инвентарные книги музея изделий из драгоценных металлов необходимо, кроме сведений, обязательных для всех других музейных предметов, включать данные об общем весе предмета (в граммах), а также название и вес каждого драгоценного металла, который входит в качестве составной части в этот предмет. При наличии на предмете драгоценных камней указывается их количество, название, размер и вес в каратах. Отмечается количество пустых гнезд.

Предметы из драгоценных металлов и драгоценных камней записываются в инвентарь лишь при наличии акта ювелирной экспертизы по определению подлинности драгоценных материалов и их точного веса.

При записи в основной инвентарь музея предметов, состоящих полностью из драгоценных металлов и камней (в том числе монет, изделий и т.д.), в графе "материал" указывается наименование металлов и камней, из которых изготовлен предмет, в графе "размер и вес" указывается высота, ширина, глубина предмета (если предмет правильной круглой формы - его диаметр) с точностью до 1 мм. Вес предмета указывается: для изделий весом до 100 г с точностью до 0,01 грамма; свыше 100 г - с точностью до 0,1 грамма, вес драгоценных камней - с точностью до 0,01 карата. Крупные цельные предметы (например, чаши, кубки, ларцы и т.д.) взвешиваются с точностью, допускаемой весами, о чем делается оговорка.

Разборка музейных предметов, имеющих детали из драгоценных металлов и камней, для определения их веса, равно как и изъятие драгоценных камней из своих гнезд, категорически запрещается.

При инвентаризации музейных предметов, в которые драгоценные металлы или камни входят как составные части, в графе "описание" дается описание предмета, причем указывается материал составных частей (например, "ларец золотой, прямоугольной формы, с эмалевым изображением сельского пейзажа, по краям крышки - 13 бриллиантов, по углам - 4 рубина" и т.п.).

В графе "материал" указываются драгоценные металлы, из которых состоит предмет, и вес каждого металла в отдельности, на основании вычисления, производимого специалистом; в этой же графе проставляется наименование драгоценных камней (входящих в предмет как составные части) для каждого вида камней отдельно, количество камней для каждого вида, вес камней в каратах по определению специалистов. Если камни одного вида имеют разные размеры, должно быть указано количество их для каждого веса.

В графе "размер" указываются размер и общий вес предмета. В графе "сохранность" отмечаются все дефекты и повреждения, наличие пустых гнезд для драгоценных камней, их количество, расположение и приблизительный размер.

Помимо внесения в инвентарную книгу музея, все изделия из драгоценных металлов и камней учитываются в специальных инвентарных книгах драгоценных металлов и драгоценных камней, в порядке, предусмотренном Инструкцией Министерства культуры СССР "О порядке учета и хранения музейных ценностей из драгоценных металлов и драгоценных камней, находящихся в государственных музеях и культурно-просветительных учреждениях СССР" от 18 сентября 1975 г. N 29-166.

102. Без особого разрешения министра культуры СССР или его заместителя, министров культуры союзных республик и их заместителей, руководителей других министерств и ведомств, согласно подчиненности, запрещается выдача музейных предметов из музея в постоянное пользование и исключение их из инвентаря.

Основанием для списания и исключения музейных предметов из инвентарных книг музеев союзного подчинения является приказ министра культуры СССР (или его заместителя). Для всех остальных музеев системы Министерства культуры СССР и других министерств и ведомств таким основанием является приказ министра союзной республики (или его заместителя) или руководства соответствующего министерства, ведомства.

В случае разрушения предмета, его хищения, утраты музеи должны возбуждать ходатайство перед министерствами культуры СССР или союзных республик в соответствии с подчиненностью о его списании с приложением всей необходимой документации в зависимости от конкретного случая: заключения комиссии реставраторов и хранителей о состоянии предмета и невозможности его реставрировать, акта, фиксирующего обстоятельства пропажи или повреждения предмета, документов об итогах сверки наличия с инвентарными книгами, а в случае хищения или серьезного повреждения предмета - документов о мерах, принятых дирекцией музея для розыска или восстановления поврежденных предметов и результатах этих мер, а также о привлечении виновных к ответственности в соответствии с требованиями закона.

При исключении музейного предмета из инвентаря музея на основании приказа министра культуры СССР, министра культуры союзной республики (или их заместителей), руководства других министерств и ведомств в графе "примечания" в книге поступлений основного фонда и инвентарной книге делается об этом специальная отметка с обязательной ссылкой на документ, содержащий разрешение на выдачу или исключение предмета. Отметка об исключении предмета из книги поступлений, инвентарной книги музея должна быть подписана директором музея и главным хранителем и скреплена печатью музея.

103. Строго запрещается использование инвентарных номеров, освободившихся после исключения выбывших музейных предметов, для записей других предметов.

104. Перевод музейных предметов из одной инвентарной книги в другую (например, из общей книги декоративно-прикладного искусства в книгу мебели и т.д.) и, соответственно, изменение его инвентарного номера и шифра могут быть произведены по решению фондовой комиссии, утвержденному приказом директора музея, при условии, что предмет остается в основном фонде музея.

105. Старые, заполненные до издания настоящей инструкции инвентарные книги и книги поступлений, при условии, если они в основном включают все сведения о предмете, предусмотренные настоящей Инструкцией, должным образом оформлены (пронумерованы, прошнурованы, подписаны и опечатаны печатью вышестоящей организации), не содержат помарок и неоговоренных исправлений, остаются в силе.

106. Замена старых инвентарных книг новыми производится только в исключительных случаях и с обязательного разрешения Министерства культуры СССР, министерств культуры союзных республик, других министерств и ведомств согласно подчиненности. По получении разрешения на замену книг и после завершения работы по переписке старых инвентарей и оформления сличительной ведомости составляется акт на произведенную замену инвентарных книг. Акт замены и сличительная ведомость утверждаются по музеям союзного подчинения начальником соответствующего управления Министерства культуры СССР, а по остальным музеям - соответствующими подразделениями министерств культуры союзных республик и местными органами культуры согласно подчиненности музея.

107. До утверждения акта замены старых инвентарных книг новыми действующим считается старый инвентарь.

108. В акте замены старых инвентарных книг новыми должны быть точно указаны: дата, чьим распоряжением одни книги заменяются другими, причины замены; кроме того, в акте также должно быть обозначено: 1) количество номеров, перенесенных в новые книги, 2) количество номеров ранее исключенных, 3) количество номеров ненайденных.

При введении в музее новых инвентарных книг в них переносятся все предметы из старых инвентарных книг, кроме тех, которые были исключены из инвентаря на основании соответствующих документов (разрешения Министерства культуры). В новых книгах должна быть сделана ссылка на шифр и номер инвентаря старой, упраздненной книги, точно так же, как и в старой книге должны быть проставлены шифр и номер нового инвентаря против каждого предмета.

Примечания.а) При составлении новых инвентарных книг категорически запрещается уничтожение или нарушение целости старых инвентарных книг, которые должны тщательно храниться в музеях наряду с остальной учетной документацией. б) При небольшом количестве отметок об исключении предметов в старых инвентарных книгах в новых инвентарных книгах желательно полностью повторить порядок старых записей для того, чтобы не менять на предметах старых инвентарных номеров. На номера пропавших предметов должен быть составлен специальный список с указанием обстоятельства пропажи и лиц, на ответственном хранении которых они находились, со ссылкой на номера актов, подтверждающих эти сведения.

Акт на погашение старых инвентарных книг составляется в 4 экземплярах: первый остается в делопроизводстве музея, второй - закладывается в книгу погашенного инвентаря, третий - передается в министерство культуры союзной республики или органы культуры на местах, утвердившие данный акт, и четвертый - направляется для сведения в Министерство культуры СССР.

<<< вернуться к оглавлению